II. Circulaire des ministres des affaires étrangères et de l'intérieur à MM. les gouverneurs

provinciaux concernant la communication internationale d'actes de l'état civil.

Monsieur le gouverneur,

Bruxelles, le 15 mars 1877.

Diverses circulaires déjà anciennes ont prescrit la remise régulière au gouvernement des actes mortuaires des personnes nées ou domiciliées à l'étranger.

Le manque d'uniformité que l'on a pu constater dans la légalisation et l'envoi au département des affaires étrangères des actes relatifs aux personnes n'appartenant pas au royaume ainsi que les devoirs nouveaux à remplir par les autorités locales en vue d'assurer l'exécution des déclarations échangées avec divers Etats pour la communication réciproque des actes de l'état civil exigent que les instructions actuellement en vigueur soient modifiées et complétées. Voici, M. le gouverneur, la marche qu'il y aura lieu de suivre dorénavant pour la légalisation et la transmission périodique des actes auxquels il est fait allusion:

Vous adressez directement au département des affaires étrangères les actes mortuaires de toutes les personnes décédées dans votre province et qui étaient nées ou domiciliées à l'etranger.

Ces envois mensuels continueront à être faits dans les premiers jours de chaque mois. Ils seront accompagnés, comme par le passé, de deux états semblables aux modèles ci-joints (annexes A et B) et ils ne comprendront plus que les actes de décès des individus nés ou domiciliés dans les pays avec lesquels nous n'avons pas conclu d'arrangement pour la communication des actes en général. Vous en éliminerez donc les actes de décès des personnes nées ou domiciliées en France, en Italie et dans la principauté de Monaco.

Ces derniers, de même que les autres actes (naissance, mariage, etc.) qui se rapporteront aux ressortissants des trois pays qui viennent d'être cités devront être mis par vous à la disposition du ministère des affaires étrangères du 5 au 15 janvier et du 5 au 15 juillet de chaque année. (Voir les articles 1er, 2, 3 et 4 des déclarations prérappelées.) Ils seront groupés par nationalité, c'est-à-dire en trois catégories, savoir : les actes à envoyer en Italie, les actes destinés à la France et enfin les actes à transmettre à la principauté de Monaco. Chacune de ces catégories aura un inventaire spécial, en double, dressé d'après la formule qui se trouve sous ce pli. (Annexe C.)

Si aucun acte n'a été dressé pendant le cours d'un semestre, vous ferez parvenir un état négatif. (Annexe D.)

Les règles du consentement au mariage variant selon qu'il s'agit d'enfants naturels ou d'enfants légitimes, il importe que l'émargement prescrit par

l'article 49 du Code civil puisse se faire promptement en certains cas. Vous voudrez bien, en conséquence, M. le gouverneur, par exception au principe général, recommander l'envoi immédiat des actes de reconnaissance et des avis de légitimation, lorsque la personne reconnue ou légitimée est en âge de contracter mariage.

Veuillez ne pas perdre de vue que deux expéditions de l'acte de décès sont nécessaires si le défunt a eu son dernier domicile dans un pays étranger autre que celui de sa naissance (par exemple: un individu né en France de parents allemands et domicilié en Allemagne, uné Espagnole ayant épousé un Italien, etc...).

Comme vous le savez, toutes les copies d'actes à transmettre à l'étranger par la voie diplomatique sont affranchies de la formalité du timbre en exécution de l'article 16, no 1, alinéa 2, de la loi du 13 brumaire an vII, et ne peuvent, dès lors, donner lieu au prélèvement d'aucun droit d'expédition; elles devront être littéralement conformes aux actes inscrits dans les registres de l'état civil et n'auront point besoin d'être légalisées par le président du tribunal de première instance de l'arrondissement. Il suffira que la signature de l'officier de l'état civil soit légalisée par vous.

Tel est l'ensemble des mesures qu'il paraît convenable d'adopter pour la remise des actes à communiquer à l'étranger soit en vertu de l'article 80 du Code civil, soit en conformité des conventions récemment conclues.

"

Aucun changement ne devra être apporté au mode usité jusqu'ici pour l'envoi au lieu du dernier domicile en Belgique des actes dressés en pays étrangers et concernant nos nationaux. Vous recevrez comme précédemment du ministère des affaires étrangères les actes à expédier aux officiers de l'état _civil de votre province. Lorsqu'il arrivera que les lieux de naissance ou de dernier domicile en Belgique seront mal indiqués dans les copies qui vous parviendront ou qu'elles feront mention de localités portant le même nom ou un nom à peu près semblable dans des provinces différentes, il conviendra que l'on ne néglige aucune recherche pour suppléer à l'absence de données suffi santes.

Dans certaines provinces, l'on publie tous les ans, par la voie du Mémorial administratif, la liste des actes de décès dans lesquels le domicile est renseigné d'une manière incomplète ou erronée. Les bons résultats d'une publicité de ce genre ne pouvant être méconnus, vous veillerez, M. le gouverneur, à ce qu'elle ait lieu régulièrement et comprenne tous les actes de l'état civil qui n'auront pu être remis à destination.

Si, indépendamment des actes dont il vient d'être question, il s'en rencontrait d'autres mentionnant simplement, sans indications plus complètes, la nationalité belge des personnes auxquelles ils se rapporteraient, le ministère des affaires étrangères en conserverait le dépôt provisoire. Pour arriver, en pareil

cas, à la découverte du lieu du domicile, ce département adressera, à certaines époques, aux autorités provinciales le relevé des expéditions de l'espèce pour être inséré dans les neuf Mémoriaux administratifs simultanément, avec invitation aux colléges échevinaux de compulser les registres de population et de réclamer les actes qui concerneraient leur commune.

Vous voudrez bien, M. le gouverneur, fournir sans retard aux administrations communales des directions dans le sens des recommandations qui précèdent. Il serait utile de leur faire remarquer, en même temps, que les mesures arrêtées pour la légalisation et la transmission périodique des actes à faire parvenir, par votre intermédiaire, au département des affaires étrangères, s'occupent exclusivement des expéditions destinées aux représentants des puissances étrangères, et ne sauraient, conséquemment, modifier en quoi que ce soit la teneur des circulaires qui prescrivent l'envoi à l'administrateur de la sûreté publique, par l'entremise des gouverneurs, d'une copie des actes de mariage et de décès des personnes n'appartenant pas au royaume, la transmission d'un extrait des actes de naissance, de mariage ou de décès des membres de l'Ordre de Léopold et de la noblesse nationale, des membres des cours et tribunaux, des pensionnaires de l'État, etc.

L'utilité des arrangements qui viennent d'être négociés avec l'Italie, la France et la principauté de Monaco ne saurait être mise en doute. Ils procureront aux autorités locales des documents authentiques qui faciliteront l'inscription au tableau des habitants des familles belges revenant dans le pays, pourront servir de contrôle aux déclarations d'état civil que celles-ci auraient à faire ultérieurement, accélèreront en maintes circonstances la production des pièces requises pour les mariages, etc., et permettront de compléter, le cas échéant, les listes à dresser chaque année pour la formation des contingents de milice.

La présente circulaire a été communiquée à M. le Ministre de la justice, qui y a donné son entière adhésion.

Le Ministre des affaires étrangères,

Cte D'ASPREMONT-LYNDEN.

Le Ministre de l'intérieur,

DELCOUR.